W 2023 r. przeprowadzono ponad 13 000 kontroli podatkowych oraz ponad 7000 kontroli celno-skarbowych. Szacuję, że większość osób / podmiotów kontrolowanych to osoby i podmioty prowadzące działalność gospodarczą (w jakiejkolwiek formie).

Błędy te omawiamy w najnowszym filmie na naszym kanale.

Cześć, z tej strony Filip Biegun, doradca podatkowy. Witaj na moim kanale na którym opowiadam o kluczowych kwestiach podatkowych w biznesie.

Dzisiaj będę mówił o temacie trudnym i dość kontrowersyjnym, który kojarzy się – często zupełnie niezasadnie – z dużym poziomem stresu wśród osób przedsiębiorców. Konkretnie, będę dziś opowiadał o procedurach związanych z kontrolą podatkową i o tym, jakie błędy są najczęściej popełniane przez przedsiębiorców, wobec których toczy się kontrola podatkowa, które negatywnie wpływają na szanse korzystnego rozstrzygnięcia sporu z urzędem skarbowym.

Jak zwykle to robię w moich filmach, w pierwszej kolejności chciałbym przybliżyć Wam kilka podstawowych informacji związanych z problemem omawianym w filmie. Spróbujmy zatem ustalić czym właściwie jest kontrola podatkowa i jakimi uprawnieniami dysponują urzędnicy skarbowi przeprowadzający czynności kontrolne.

Zgodnie z przepisami, celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie czy osoby kontrolowane wywiązują się z obowiązków przewidzianych przez przepisy prawa podatkowego.

Można zatem powiedzieć, że procedury związane z kontrolą podatkową to w pewnym sensie „przedłużenie” wszystkich przepisów podatkowych, np. regulujących podatki dochodowe czy VAT, jako że w ramach kontroli podatkowej urzędy skarbowe są uprawnione do weryfikacji czy przedsiębiorcy w należyty, odpowiedni sposób stosują się do przepisów podatkowych czyli czy płacą podatki w odpowiedniej wysokości oraz czy dopełniają związanych z tym obowiązków formalnych.

Kontrolującym, czyli urzędnikom reprezentującym urzędy skarbowe, przysługują w ramach kontroli podatkowych dość szerokie uprawnienia. Mianowicie, mogą oni m.in. żądać udostępnienia wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z kontrolą, przeprowadzać przesłuchania stron i świadków, żądać wstępu do nieruchomości, w tym lokali mieszkalnych, dokonywać przeszukań osób, rewizji towarów, a nawet kontrolować przesyłki pocztowe.

Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami każda z czynności realizowanych przez urzędników musi być dokonywana w granicach prawa, a wszelkie dowody powinny służyć wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy. Ponadto, czynności dowodowe powinny być odpowiednio udokumentowane w aktach sprawy.

Trzeba również wskazać, że kontrola podatkowa nie jest wcale jakąś wyjątkową, rzadko stosowaną procedurą. Przeciwnie, oficjalne statystyki sugerują coś zupełnie przeciwnego. Według oficjalnych statystyk Ministerstwa Finansów, w 2023 r. przeprowadzono ponad 18 tys. kontroli podatkowych oraz ponad 7 tys. kontroli celno-skarbowych, które choć różnią się nieco przebiegiem od typowych kontroli podatkowych, to jednak służą zasadniczo temu samemu celowi tj. weryfikacji rozliczeń podatkowych przedsiębiorców. Można zatem postawić tezę, że przeprowadzanie kontroli podatkowych jest codziennością wielu polskich przedsiębiorców.

Przejdźmy zatem do podstawowych błędów jakie na podstawie moich doświadczeń są najczęściej popełniane przez przedsiębiorców, a które negatywnie wpływają na korzystne rozstrzygnięcie sporu z urzędem.

Zgodnie z przepisami, w procedurach związanych z podatkami obowiązuje tzw. zasada pisemności, która oznacza że sprawy podatkowe są generalnie załatwiane w drodze pisemnej. I ta zasada znajduje odzwierciedlenie w kontrolach podatkowych.

Przebieg kontroli podatkowej musi być bowiem rzetelnie odzwierciedlony w aktach sprawy, czyli zbiorze dokumentów, najczęściej zebranych w formie segregatorów. I trzeba w tym miejscu wskazać, że akta sprawy kontroli podatkowej są podstawowym punktem odniesienia dla każdego podmiotu, wobec którego toczy się kontrola podatkowa.

To właśnie z akt sprawy wynika bowiem, co w ramach kontroli badają urzędnicy i jakimi dokumentami czy informacjami się interesują. I co bardzo ważne, co trzeba w tym miejscu bardzo wyraźnie podkreślić, pomimo tego że zebranie i gromadzenie materiału dowodowego, dowodów jest obowiązkiem urzędów skarbowych, to nie mają one wcale obowiązku informowania kontrolowanego podmiotu o każdym przypadku pojawienia się nowego dowodu w aktach sprawy!

I w tym miejscu dochodzimy do pierwszego, bardzo częstego błędu popełnianego przez przedsiębiorców, wobec których toczy się kontrola podatkowa. Bardzo często bowiem zdarza się, że przedsiębiorcy nie weryfikują tego jakiego rodzaju dowody i informacje są gromadzone przez urząd w trakcie kontroli, tzn. nie interesują się tym co tak naprawdę znajduje się w aktach sprawy. Jest to błąd, ponieważ brak wiedzy co do ustaleń podejmowanych w kontroli podatkowej przez urzędników to prosta droga do zakończenia kontroli w niekorzystny dla nas sposób.

No i trzeba zauważyć, że tego błędu można w dość łatwy uniknąć. No bo z przepisami, kontrolowanemu podmiotowi na każdym etapie kontroli przysługuje prawo do sprawdzenia akt sprawy, a także wykonania z nich notatek lub fotokopii (czyli po prostu zdjęć akt sprawy). Urzędnicy nie mogą nam odmówić prawa do weryfikacji akt sprawy. A zatem, warto dokonywać regularnej weryfikacji akt sprawy naszej kontroli podatkowej i ja Was do tego bardzo zachęcam.

[er-contact]

Drugi błąd związany z kontrolą podatkową, który jest często popełniany przez kontrolowanych przedsiębiorców, jest związany ze sposobem w jaki przeprowadzana jest kontrola podatkowa. Według ogólnej zasady, ma ona charakter inkwizycyjny.

Oznacza to, że podmiotem zobowiązanym do zgromadzenia dowodów jest urząd skarbowy (a nie podatnik). I to powoduje, że spora część kontrolowanych podmiotów w zasadzie nie wykazuje żadnej własnej inicjatywy dowodowej w tym zakresie. Dlaczego jest to błąd? Ano dlatego, że w ten sposób podatnicy na własne życzenie pozbawiają się ważnego narzędzia w walce o korzystne rozstrzygnięcie sporu z organem. Nietrudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której urząd skarbowy będzie dążył do wykazania korzystnej dla siebie tezy dowodowej, czyli oczywiście takiej która będzie się wiązać z obowiązkiem dopłaty podatku. No i ten Urząd dla celów rozstrzygnięcia sprawy będzie brał pod uwagę wyłącznie te okoliczności, które tę tezę potwierdzają. Moje doświadczenia pokazują wręcz, że jest to często spotykana sytuacja w praktyce. Tymczasem może się okazać, że stan faktyczny sprawy był w rzeczywistości inny, co mogą potwierdzić na przykład dokumenty lub zeznania świadka, o których urząd nie wie, lub wie ale z jakichś powodów nie zamierza ich uwzględnić. I w tym miejscu powinna pojawić się inicjatywa podmiotu kontrolowanego, to znaczy powinien on składać wnioski o przeprowadzenie takich dowodów, który będzie przeczył tym niekorzystnym tezom urzędu skarbowego, albo przynajmniej będzie podawał je w wątpliwość. Brak własnej inicjatywy dowodowej to zatem błąd, który może nas sporo kosztować.

Trzeci błąd popełniany przez kontrolowanych przedsiębiorców jest w pewnym sensie związany z błędem pierwszym i drugim, ponieważ również wiąże się z bierną postawą podmiotów kontrolowanych. Często się bowiem zdarza, ze urzędnicy przeprowadzający kontrolę popełniają w trakcie jej prowadzenia całą masę uchybień formalnych.

Chyba jednym z najczęściej spotykanych tego typu błędów to sytuacja, w której zeznania świadka są zastępowane (z różnych powodów) dowodem z dokumentu, który zawiera odpowiedzi na pytania które urzędnicy powinny zadać w trakcie przesłuchania.

Dochodzi tutaj do tzw. zastąpienia osobowego źródła dowodu dowodem z dokumentu. Jest to bardzo poważne uchybienie, które w zasadzie powinno dyskwalifikować taki dowód i poczynione w nim ustalenia. Dlaczego?

Dlatego, że wskutek popełnienia tego błędu zostaje naruszona jedna z podstawowych zasad proceduralnych, którą jest zasada czynnego udziału strony na każdym etapie jego postępowania. No bo skoro urząd skarbowy zastąpił dowód z przesłuchania świadka dowodem z dokumentu, to tak naprawdę pozbawił tym samym kontrolowanego prawa do udziału w przesłuchaniu, w tym zwłaszcza prawa do zadawania własnych pytań.

Oczywiście takich uchybień, błędów formalnych popełnianych przez urzędników jest więcej. I teraz błąd popełniany przez przedsiębiorców polega na tym, że tego typu uchybienia nie są należycie wykorzystywane, to znaczy że są one akcentowane i wskazywane na etapie kwestionowania rezultatów i ustaleń kontroli podatkowej, na przykład na etapie składania zastrzeżeń do protokołu kontroli czy odwołania od decyzji.

No a trzeba pamiętać, że zwrócenie uwagi na każde tego typu uchybienie czy to urzędowi prowadzącemu kontrolę, organowi drugiej instancji czy też sądowi administracyjnemu rozpatrującemu skargę od wydanej wobec nas decyzji zwiększa nasze szanse na korzystne rozstrzygnięcie sporu z urzędem skarbowym.

Czwarty błąd jest związany ściśle z tym, jakie uprawnienia przysługują kontrolowanemu w toku kontroli podatkowej oraz z tym jak przebiega typowa kontrola podatkowa. Otóż każda kontrola podatkowa kończy się doręczeniem tzw. protokołu kontroli, czyli dokumentu który zawiera podsumowanie ustaleń poczynionych w trakcie kontroli (zarówno faktycznych, czyli odnoszących się do okoliczności stanu faktycznego, jak i prawnych, czyli oceny zdarzeń gospodarczych które wystąpiły u danego przedsiębiorcy na gruncie przepisów podatkowych). I zgodnie z przepisami, kontrolowany który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia. No i bardzo ważne jest, aby takie zastrzeżenia lub wyjaśnienia złożyć, ponieważ jest to w zasadzie pierwszy etap procedury kontroli podatkowej podczas którego możemy się w taki swobodny i kompleksowy sposób odnieść – także krytycznie do tego co zostało zbadane przez urząd skarbowy w toku prowadzonej przez niego kontroli. Brak złożenia zastrzeżeń do protokołu jest dużym błędem, który – choć obecnie coraz rzadziej – to nadal występuje wśród kontrolowanych przedsiębiorców.

I na koniec błąd numer pięć, który moim zdaniem jest błędem najpoważniejszym, ponieważ uniknięcie tego błędu znacząco zmniejsza szanse na popełnienie pozostałych błędów przez przedsiębiorców, wobec których wszczęto kontrolę podatkową. Błędem tym jest BRAK ZATRUDNIANIA PROFESJONALNEGO PEŁNOMOCNIKA, który ma odpowiednie przygotowanie merytoryczne i doświadczenie w prowadzeniu sporów z urzędami skarbowymi. Osobą taką może być doradca podatkowy, adwokat albo radca prawny który zajmuje się zawodowo podatkami. Dlaczego zatrudnianie profesjonalnego pełnomocnika ma sens? Przede wszystkim dlatego, że taka osoba zdejmuje z przedsiębiorców ciężar kontaktu z urzędami skarbowymi, a także czuwa nad tym aby wszystkie czynności realizowane przez organ w toku kontroli były podejmowane zgodnie z przepisami. Zadaniem profesjonalnego pełnomocnika jest również reprezentowanie kontrolowanego podczas czynności dowodowych realizowanych przez organ, np. przesłuchań świadków. W pewnym uproszczeniu można zatem powiedzieć, że rolą profesjonalnego pełnomocnika jest reprezentowanie interesów przedsiębiorców w toku kontroli podatkowej w taki sposób, aby zmaksymalizować szanse na korzystne zakończenie sporu z urzędem.

To tyle na dziś! Bardzo dziękuję za wysłuchanie tego materiału. Jak zawsze, jeśli był on Twoim zdaniem wartościowy, zachęcam do pozostawienia polubienia, komentarza lub subskrypcji tego kanału. Jeśli natomiast jesteś przedsiębiorcą, wobec którego toczy się kontrola podatkowa i chciałbyś abyśmy Ci w niej pomogli, albo rozważasz zatrudnienie profesjonalnego pełnomocnika, zachęcam Cię do umówienia nieodpłatnej konsultacji z nami – link do niej znajdziesz w opisie.

Do zobaczenia następnym razem!