Jednym z często stosowanych w praktyce sposobów rozliczeń pomiędzy spółką a wspólnikami / członka zarządu jest wykonywanie usług (najczęściej niematerialnych) w ramach działalności gospodarczej. Metoda ta zwykle prowadzi do osiągania materialnych korzyści podatkowych (generowanie kosztów uzyskania przychodów po stronie spółki, możliwość stosowania bardziej preferencyjnych zasad opodatkowania przychodu osiąganego przez wspólnika / członka zarządu niż w przypadku dywidendy). Z tego względu istotne jest odpowiednie ukształtowanie relacji pomiędzy obiema stronami.

Czy fakturowanie spółki przez wspólnika / członka zarządu jest dopuszczalne?

W obowiązujących przepisach nie ma podstawy prawnej, z której wynikałby zakaz stosowania takiego sposobu rozliczeń w przypadku spółek będących podatnikami CIT (tj. spółek z o.o., akcyjnych, prostych spółek akcyjnych, komandytowych, komandytowo – akcyjnych i niektórych spółek jawnych). Konieczne jest jednak wnikliwe przeanalizowanie konsekwencji podatkowych z tym związanych.

Ogólnie można powiedzieć, że stosunkowo mało problematyczne są świadczenia inne niż usługi niematerialne (czyli np. wynajem, udostępnianie nieruchomości lub sprzętu). W zdecydowanej większości przypadków spółka ponosząca tego typu wydatki będzie uprawniona do uwzględnienia ich wartości w kosztach podatkowych, o ile cena ustalona w takiej transakcji ma charakter rynkowy a wykorzystywanie danej rzeczy / nieruchomości jest przydatne z perspektywy działalności spółki. Wynajem / udostępnianie nieruchomości i sprzętu może przy tym podlegać VAT.

Tutaj konieczne jest przeanalizowanie indywidualnej sytuacji danej osoby fizycznej. Może ona bowiem korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT (dot. obrotów nieprzekraczających 200 tys. PLN w skali roku). Wtedy usługi te nie podlegają VAT i nie ma potrzeby ich dokumentowania fakturami (choć można to robić i nie jest to złym pomysłem z uwagi na potrzebę posiadania dokumentów będących podstawą do ujęcia wydatków zakupowych w VAT).

Jeśli jednak skorzystanie ze zwolnienia jest niemożliwe lub zrezygnowano z niego, świadczenia tego typu podlegają VAT – ze wszystkimi tego typu konsekwencjami, tj. w szczególności obowiązkiem dokonywania płatności na rachunek widniejący na białej liście. Spółka będzie mogła odliczyć VAT jeśli wydatki te są związane z jej działalnością opodatkowaną (co w większości przypadków będzie prawidłowym postępowaniem, chyba że dana spółka wykonuje działalność zwolnioną z VAT lub nabywane świadczenia / usługi nie są w ogóle przydatne z perspektywy działalności spółki).

Oczywiście, trzeba również przeanalizować sytuację osoby fizycznej i rozliczania przychodów z tego tytułu na gruncie PIT, ZUS oraz składki zdrowotnej.

[er-contact]

A co z usługami niematerialnymi?

Sprawa komplikuje się, gdy wspólnik / członek zarządu zamierza wykonywać usługi / świadczenia niematerialne takie jak usługi marketingowe, doradcze, reklamowe, business development i podobne. Wynika to z powiązań zachodzących pomiędzy wspólnikami / członkami zarządu i spółką, a także trudnościami dowodowymi w wykazaniu, że usługi faktycznie były wykonane, co powoduje dużą nieufność urzędów skarbowych wobec takiego sposobu rozliczeń.

Z naszej praktyki wynika, że szczególną uwagę należy przywiązywać do następujących kwestii:

1) Przedmiot umowy: częstym błędem popełnianym w związku z formułowaniem przedmiotu umowy jest odwoływanie się do świadczeń / usług związanych z zarządzaniem lub nadzorem. Jest to działanie bardzo ryzykowne podatkowo. Według przepisów, przychody ze świadczenia usług w zakresie zarządzania podlegają opodatkowaniu PIT jako przychody z tzw. kontraktu menedżerskiego, które są opodatkowane wg zasad ogólnych (czyli skalą podatkową) i to nawet wtedy, gdy są osiągane w ramach działalności gospodarczej. Ewentualne konsekwencje „przekwalifikowania” umowy B2B na kontrakt menedżerski mogą być zatem bardzo dotkliwe.

Jak zatem sformułować przedmiot umowy o świadczeniu usług zawartej pomiędzy spółką a członkiem zarządu, wspólnikiem? Dobrą praktyką jest możliwie najbardziej szczegółowe wskazanie zakresu czynności, do wykonania których zobowiązuje się dana osoba. Ułatwia to rozliczenie tych przychodów po stronie wspólnika / członka zarządu i ułatwia uzasadnienie całej konstrukcji z perspektywy potrzeb spółki.

2) Rynkowy charakter usług: cena usług, świadczeń wynikająca z umowy musi być ustalona na poziomie rynkowym. To można ustalić na dwa sposoby. Pierwsza to metoda „chałupnicza”, a więc porównanie wynagrodzenia oferowanego wspólnikowi, członkowi zarządu z kwotami, jakich oczekiwałby za wykonanie podobnych świadczeń podmiot niepowiązany. Istotne jest również zachowanie w tym zakresie pewnej konsekwencji. Przykładowo, członek zarządu z reguły jest wynagradzany również za pełnienie swojej funkcji na podstawie uchwały o powołaniu, co oznacza że nie angażuje się on czasowo w świadczenie usług w ramach działalności gospodarczej w pełnym wymiarze czasu pracy. Kwestię tę należy uwzględnić wyceniając wartość wynagrodzenia należnego członkowi zarządu / wspólnikowi.

Ponadto, warto aby zasady ustalania wynagrodzenia przyznawanego różnym członkom zarządu nie odbiegały od siebie w istotny sposób. Przykładowo, jeśli wobec jednego członka zarządu zastosowana podział wynagrodzenia z uchwały o powołaniu oraz umowy B2B w proporcji 50/50, rozsądnym wydaje się zastosowanie analogicznego rozwiązania w przypadku innych członków zarządu. Takie „rozsądne” podejście uwiarygadnia całą konstrukcję.

3) Wykluczenie stosunku podporządkowania: bardzo istotne jest, aby umowa B2B ze wspólnikiem, członkiem zarządu nie była podobna w swojej treści do umowy o pracę. Przede wszystkim trzeba wykluczyć wszelkie elementy podporządkowania, a więc zadbać o swobodę miejsca i czasu wykonywania usług. Nie należy również ograniczać w umowie B2B odpowiedzialności członka zarządu wobec osób trzecich w sposób podobny do umów o pracę. Brak ponoszenia ryzyka gospodarczego przez członka zarządu / wspólnika jest argumentem zbliżającym relację prawną ze spółkę do umowy o pracę.

Warto mieć również na uwadze zasady ustalania wynagradzania. Stała wysokość wynagrodzenia zbliża umowę B2B do umowy o pracę. Z tego względu warto rozważyć ustalanie wysokości wynagrodzenia w oparciu o stawkę godzinową lub dzienną. Ciekawym pomysłem jest również ustalenie wysokości wynagrodzenia od przychodu osiąganego przez spółkę w związku z działaniami podejmowanymi przez danego wspólnika.

4) VAT: podobnie jak w przypadku usług innych niż niematerialne, szczególną uwagę należy zwrócić na kwestię podlegania tego typu świadczeń opodatkowaniu VAT. Uwaga: w zdecydowanej większości przypadków zastosowanie zwolnienia podmiotowego z VAT nie będzie możliwe z uwagi na to, że usługi doradcze wyłączają zawsze prawo do zwolnienia.

Warto również zwrócić uwagę, że istnieją orzeczenia w myśl których w celu podlegania danych usług opodatkowaniu VAT konieczne jest aby z danej umowy B2B wynikały zasady ponoszenia odpowiedzialności wobec osób trzecich przez daną osobę fizyczną. Warto zatem ten element zabezpieczyć.

5) Dokumentacja: w praktyce organów podatkowych wykształciło się stanowisko, zgodnie z którym w celu zachowania przez danego podatnika prawa do zaliczenia usług niematerialnych do kosztów podatkowych, konieczne jest posiadanie materialnej dokumentacji, która potwierdza że takie usługi zostały wykonane. Ten warunek nie wynika z przepisów. Niemniej, jest to dość ugruntowane stanowisko, i z tego względu trzeba go przestrzegać.

Warto zatem aby w umowie B2B przewidzieć zasady sporządzania i gromadzenia takiej dokumentacji. Dobrą praktyką jest również zawarcie w umowie postanowienia zobowiązującego daną osobę fizyczną do przedstawienia takich dokumentów po ustaniu współpracy. Zabezpieczamy się wówczas na okoliczność kontroli podatkowej, która jest wszczynana po wygaśnięciu umowy B2B.