Kontrole podatkowe i inne czynności weryfikacyjne to codzienność przedsiębiorców

1. Prawo podatkowe w Polsce podlega nieustannym zmianom. Ustawa o VAT oraz ustawy o podatkach dochodowych zmieniają się kilkanaście razy w trakcie roku. Dodatkowo, organy podatkowe, ZUS i sądy administracyjne często wydają sprzeczne i niespójne interpretacje i orzeczenia.

Zmienność przepisów i chwiejne stanowisko organów i sądów powodują daleko idące niespójności i niejasności co do interpretacji poszczególnych przepisów i istotnie zwiększają ryzyko wszczęcia procedur kontrolnych i weryfikacyjnych wobec podatników. Jednocześnie, coraz dalej idąca informatyzacja administracji i sprawozdawczości podatkowej powoduje, że organy podatkowe wiedzą coraz więcej o rozliczeniach podatkowych poszczególnych firm i spółek. Urzędy zyskują tym samym coraz więcej argumentów do zakwestionowania rozliczeń podatkowych, na co mają zwykle aż 6 lat. Wszystkie te czynniki istotnie zagrażają prowadzonym przez Ciebie firmom i Twojemu majątkowi.

Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów, w samym 2023 r. Krajowa Administracja Skarbowa zrealizowała 7 186 kontroli celno-skarbowych i wszczęła 9 051 nowych. Jednocześnie, liczba zrealizowanych kontroli podatkowych wyniosła 18 120; dodatkowo, fiskus wszczął 12 126 nowych kontroli.

Z kolei liczba czynności sprawdzających przeprowadzonych w 2023 r. to aż 2 282 000.

Jest to znaczący wzrost w porównaniu do lat poprzednich.

Co może zrobić Urząd Skarbowy i Urząd Celno – Skarbowy w razie czynności sprawdzających i kontroli?

2. Uprawnienia przysługujące urzędnikom reprezentującym fiskusa są szerokie. Organy podatkowe mogą między innymi:

• żądać udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków;

• przeprowadzać przesłuchania stron i świadków;

• zasięgać opinii biegłych;

• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości;

• zabezpieczać zebrane dowody;

• żądać wstępu do nieruchomości, w tym lokali mieszkalnych;

• dokonywać przeszukania osób;

• przeprowadzać rewizję towarów;

• kontrolować przesyłki pocztowe;

• przeprowadzać spisy z natury.

Trzeba jednak pamiętać, że każda z czynności realizowanych przez urzędników musi być dokonywana w granicach prawa, a wszelkie dowody powinny służyć wyjaśnieniu stanu faktycznego sprawy. Ponadto, czynności dowodowe powinny być odpowiednio udokumentowane w aktach sprawy.

Nasze doświadczenia pokazują, że organy podatkowe często swobodnie (instrumentalnie) podchodzą do przysługujących im uprawnień. Przykładowo, nagminną praktyką jest posługiwanie się w kontroli materiałem dowodowym zgromadzonym w toku innego postępowania i przyjmowanie poczynionych w nim za ustaleń za pewnik również w innych postępowaniach i kontrolach. Taka praktyka jest sprzeczna z jedną z podstawowych zasad postępowania podatkowego, którą jest obowiązek zapewnienia stronom czynnego udziału w postępowaniu na każdym jego etapie.

Uchybienia co do realizacji czynności procesowych mogą istotnie rzutować na prawidłowość i rzetelność ustaleń kontrolujących i tym samym wpływać na wadliwość protokołu, wyniku kontroli, decyzji a nawet całego postępowania lub kontroli.

Warto zatem zadbać o to, aby nad prawidłowym przebiegiem czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania podatkowego w Twojej sprawie czuwał doświadczony profesjonalista, który zna przepisy oraz praktykę stosowania procedur podatkowych, i wykorzysta ewentualne nieprawidłowości i potknięcia organów kontrolujących na Twoją korzyść.

Jakie uprawnienia przysługują podatnikom i innym podmiotom kontrolowanym?

3. Katalog uprawnień przysługujących podatnikom i innym kontrolowanym osobom i podmiotom jest węższy. Podatnicy i inne osoby / podmioty kontrolowane mają prawo między innymi do:

• wglądu w akta sprawy i sporządzania z nich notatek, odpisów i kopii;

• czynnego udziału w czynnościach kontrolnych;

• wnoszenia zwyczajnych środków zaskarżenia, m.in. zażaleń na postanowienia, odwołań od decyzji i skargi na decyzje do sądu administracyjnego, ale także – w pewnych okolicznościach – składania wniosku o wznowienie postępowania i stwierdzenie nieważności decyzji;

• składania wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli;

• działania za pośrednictwem pełnomocnika (np. doradcy podatkowego, adwokata lub radcy prawnego);

• oczekiwania, by czynności podejmowane przez organy były dokonywane zgodnie z prawem.

Nasze doświadczenia pokazują, że efektywne użycie uprawnień procesowych ma istotny wpływ na ustalenia kontrolujących i w rezultacie ostateczny rezultat postępowania. Dla dobra Twojej sprawy ważne jest, aby ich wykorzystywanie było nakierowane na wygranie sporu z organem.

[er-contact]

Mam kontrolę podatkową / czynności sprawdzające. Co robić?

4. Przede wszystkim – zachowaj spokój! Pamiętaj, że przepisy podatkowe w Polsce są niejasne i wzbudzają liczne wątpliwości. Nasze doświadczenia pokazują, że niezwykle często możliwe jest formułowanie argumentów przemawiających za poprawnością Twoich rozliczeń i przyjętego przez Ciebie stanowiska co do interpretacji poszczególnych przepisów. I to nawet wtedy, gdy sprawa na pierwszy rzut oka wydaje się przegrana.

Ponadto, zwróć uwagę na zakres kontroli wskazany w doręczonemu Tobie lub Twojej firmie / spółce zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli i upoważnienia do jej przeprowadzenia. Z reguły jest on określony poprzez wskazanie okresu oraz podatku, który jest przedmiotem kontroli. Informacja ta stanowi istotną wskazówkę co do zagadnień, które będą interesować kontrolujących i które w konsekwencji mogą być dla Ciebie / Twojej firmy wrażliwe. Przykładowo, jeśli zakres kontroli został określony jako „podatek od towarów i usług za miesiąc wrzesień 2023 r.” powinieneś / powinnaś zweryfikować swoje rozliczenia VAT za ten okres i przyjrzeć się kontrahentom, z którymi Ty / Twoja firma zawierała transakcje w tym miesiącu.

Pamiętaj również, że podstawą jakichkolwiek ustaleń kontrolujących jest stan faktyczny sprawy, który musi wynikać z materiału dowodowego zgromadzonego w toku czynności sprawdzających, kontroli lub postępowania podatkowego. Ewentualne niejasności lub wątpliwości co do istotnych kwestii powinny być rozstrzygane na Twoją korzyść.

Jako stronie postępowania / kontrolowanemu przysługuje Ci prawo do składania wniosków dowodowych. Nie bój się z niego skorzystać! To może przyczynić się do pozytywnego zakończenia sporu z organem. Powinieneś rozważyć to rozwiązanie przykładowo w sytuacji, w której jesteś w stanie powołać świadka mającego wiedzę co do istotnych okoliczności sprawy przemawiających na Twoją korzyść.

Co może zrobić dla mnie profesjonalny pełnomocnik i kiedy warto go zaangażować?

5. Rolą profesjonalnego pełnomocnika jest przede wszystkim zdjęcie z Twoich barków ciężaru kontaktów z organami podatkowymi. Ponadto, jego zadaniem jest doradzanie w obraniu najbardziej korzystnej strategii postępowania, która będzie ukierunkowana na zmaksymalizowanie szans na wygraną sporu z organem.

Czynności weryfikacje i kontrole z reguły są wieloetapowe. Nie jest rzadką sytuacja, w których następstwem zwykłych czynności sprawdzających jest kontrola podatkowa, która kończy się przeprowadzeniem dwuinstancyjnego postępowania podatkowego i wydaniem wykonalnej decyzji. Pojawia się pytanie na którym etapie kontroli warto zaangażować profesjonalnego pełnomocnika, który będzie skutecznie reprezentować Twoje interesy.

Nasze doświadczenia pokazują, że największa wartość ze współpracy z doradcą pojawia się już na samym początku procedur weryfikacyjnych i kontrolnych. Wynika to z tego, że aktualnie większość kontroli ma charakter celowany. Dzięki rozbudowanej informatyzacji i szerokim wykorzystaniu narzędzi analitycznych organy podatkowe często dysponują dużym poziomem wiedzy co do szczegółów Twojej działalności jeszcze przed dokonaniem pierwszej czynności procesowej. Z tego powodu bardzo istotnym jest możliwie wczesne wykrycie potencjalnych obszarów spornych rozliczeń podatkowych Twoich lub Twojej firmy. Pozwoli na podjęcie adekwatnych działań służących minimalizacji ryzyka wydania negatywnego rozstrzygnięcia, i tym samym zwiększenie szans na wygranie sporu.